Windows Server 2003 サポート終了直前

勤怠管理システム サーバー入替え特集

総務部・人事部ご在籍の皆様、ご存じですか?
Windows Server2003は
2015年7月にサポートが終了します。

個人向けパソコン『Windows XP』のサポート終了騒動が記憶に新しいかと思いますが、 来年の2015年7月にWindows Server2003のサポート終了が発表されています。

Windows XPのサポート終了の影響範囲はあくまで「個人」でしたが、今回はサーバーのため利用用途は業務システム サーバーとして稼働しているケースがほとんどです。そのため、影響範囲は「会社全体」となり、各企業は対応に迫られています。

今回のサポート終了を機に、業務システムの見直しをされる企業も多いようです。

そこで今回は…

  • サーバーが必要なオンプレ型
  • サーバー不要のクラウド型

勤怠管理システム徹底比較します!

そもそも オンプレ型・クラウド型って?

  • オンプレ型とは? >>

    オンプレ型(オンプレミス型)は自社の業務に合わせた専用システムを開発・構築する場合に採用される形式。自社開発などと呼ばれることもある。オンプレミス型の場合、サーバーを自社にて購入する必要がある。

    システムの仕様に制限がないのが特長。

  • クラウド型とは? >>

    クラウド型は既に稼働しているシステムにネット回線で接続して利用するサービス形式のことを言う。ここ数年で爆発的にクラウド型サービスが増加してきた。以前はASP、SaaS/PaaSとも呼ばれていた。 クラウド型の場合、サーバーを自社で購入する必要はない。

    導入ハードルが低いのが特長。

それぞれのメリットは?

どちらにも長所・短所があるので、一概にどちらが良いとは言えません。そこで、今回はそれぞれのメリット・デメリットを表にまとめました。

  オンプレ型 クラウド型
メリット
  • 仕様が好きに組める
  • 自社サーバーで組めるので高度なセキュリティ環境を構築できる
  • サーバーが不要なので初期投資が低額
  • お試し利用が可能
  • 無償アップデートによりどんどん高機能に
デメリット
  • 初期費用・運用費用共に高額になりがち
  • サーバーの購入費や入替え費は自社負担
  • 導入テストができない
  • 会社によって開発力に差が出る
  • サーバーは他社と共有
  • カスタマイズが行いにくい
  • サービスが沢山あるので比較検討に時間がかかる

更に詳しいオンプレ型・クラウド型の比較表

更に細かい項目に分けてオンプレ型とクラウド型の勤怠管理システムを比較してみます。

  オンプレ型 クラウド型
費用 システム構築・サーバー設置などの初期費用が非常に高額になる。 更に月々の運用管理費もクラウド型と比べると高額になりがち。 またサーバーの入替えやカスタマイズ費用などが別途必要になる。 クラウド型は導入費用が非常に安価。初期費用が0円のサービスも少なくない。もちろんサーバー購入は不要。 利用人数に応じた月額課金制のサービスが多く、0円で利用できるサービスもある。
使いやすさ 自社用に開発・カスタマイズするので、どのようにでもなります。
しかし、勤怠管理システムは集計業務を行う総務部などと、実際に打刻を行う利用部門が異なるため、システム設計時に多くの人員の意見取りまとめが必要に。実際に、オンプレ型で作成・完成した勤怠管理システムが使いづらく利用を取りやめた、というケースも。
クラウド型は基本的にどのような業種・業態でも利用できるように設計・構築されています。 クラウド型システムは利用業種を限定したシステム開発を行いませんので、どのような業種でも使えるようになっています。裏を返せば特殊な就業ルールには対応出来ない場合もあるため、無料トライアルなどを実施すると◎。 また、機能カスタマイズなどができないケースもあるので注意が必要。
サポート 保守契約をしておけばサポートはあるが、あくまで「システム」のサポートであって 就業規則に沿ったサポートは難しい場合が多い。

会社によっては勤怠専属のサポートセンターを有するサービス、 システムのみのサポートなどサービスによってサポート内容にばらつきが多い。安価なサービスの 場合はサポートが皆無なこともあるので注意。

セキュリティ 勤怠情報などの各種データを貯めておくサーバーを自社専用サーバーとしてホスティングしたり、VPN接続させるなどで、強固なセキュリティを維持することが可能。 クラウド型はサーバーを複数の会社で共有して利用する型がケースがほとんどのため、 セキュリティ面ではオンプレミス型に比べると見劣りしますが、きちんとしたセキュリティ対策を講じている場合がほとんど。念の為、運用会社がPマーク取得をしているかなどをキチンと調べておきましょう。
機能の更新性 要望に応じて機能のアップデート、法改正対応、サーバー入替対応は可能だが、別途料金が必要。 大抵の場合は定期的に機能のバージョンアップや法改正対応などを無償の機能アップデートという形で提供している。
導入のしやすさ システム開発費やサーバーなどのハード構築費などで多額の初期費用が必要になるため導入し易いとは言いがたい。また、システムが完成するまで使用感はわからず、現場で本当に使えるシステムになるか不明。 大抵のクラウドサービスは無料のお試し期間を設けており、 実際のサービスを用いて現場で利用できるかどうかを判断することができる。 また、サーバーなどの初期費用が低額で済むため導入はし易いと言える。

このように比較すると、両方のシステムの性格が見えてきます。
オンプレ型のシステム費用がかさみがちなので予め予算取りをしておくことと、いわゆる「要件定義」をうまくまとめきれるかどうかが成功の秘訣と言えるでしょう。
クラウド型の場合は、数あるクラウド型のサービスの中から自社の勤怠ルールに適合するシステムを比較検討して探し出すこと、更に実際に現場で使用できるかどうかお試し運用してみること、それが成功と秘訣と言えそうです。

結局どっちを選べばいいの?

内容重視!システムの内容で選ぶなら。

  • とことん自社用に
    カスタマイズしたい!

    カスタマイズ性を求めている企業様には

    オンプレ型サーバーが必要なオンプレ型

  • 過不足のないシステムを
    すぐに使いたい!

    万能性を求めている企業様には

    クラウド型サーバー不要のクラウド型

オンプレ型の特長は「自由にシステムを設計できる」ところにあります。 そのため、システムのカスタマイズ性などで選ぶのなら オンプレ型のほうが優れています。特殊な勤怠ルールを有する企業の場合、一般的な勤怠管理システムではカバー出来ない場合あるので、そのような場合はオンプレ型の勤怠管理システムを選択肢の一つに加えてみてはいかがでしょう?
一方、クラウド型は多くのユーザー層を想定して開発されているシステムです。そのため、大抵の就業ルールに耐えうるように作られています。また、システムが既に完成しているので、お試し導入を行えることが強みでもあります。ですので、よっぽど特殊な就業ルールがない場合は、クラウド型の勤怠管理システムのほうが使いやすい可能性が高いです。

どちらが安いか?価格で選ぶなら。

  • 利用者数が1000人以上なら

    勤怠システムを利用する従業員が
    1000名以上になる予定の場合

    オンプレ型サーバーが必要なオンプレ型

  • 少人数~1000人位なら

    勤怠管理システムを利用する従業員が
    2名~1000名くらいになる予定の場合

    クラウド型サーバー不要のクラウド型

クラウド型のサービスはサーバー費などが不要で、初期費用が安価、月額料金も従量課金制がほとんどのため、人数が少ないうちは断然クラウド型が優位。一方、オンプレ型は利用人数が増えるほど 一人あたりの利用単価は下がり、おおよそ1000人を超えた辺りからオンプレ型のほうが安くなるようです。
しかしオンプレ型の場合は、サーバー交換対応や法改正のためのシステムアップデート、 就業ルールの変更の度にシステムの変更が必要になり、その都度カスタマイズ費用などが発生します。 その結果、結局はクラウド型よりも高額になるケースもあるので、事前に開発会社に運用時の無償サポート範囲などを確認しておきましょう。

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